"Clean Inbox", "Clean Mind": 4 paprastus veiksmus, skirtus skaitmeniniam ir psichologiniam susitraukimui

"Clean Inbox", "Clean Mind": 4 paprastus veiksmus, skirtus skaitmeniniam ir psichologiniam susitraukimui

Dorothy Atkins

Dorothy Atkins | Redaktorius | E-mail

Gautų žinučių valymas - tai užduotis, kurią daugelis iš mūsų numato savo "I'll-tack-that-later-list" sąraše - tiesiai tarp banko ataskaitų pateikimo ir nerūšiškų stalčių organizavimo. Bet kodėl?

Kadangi žmonėms sunku nieko daryti, nebent jie matytų aukštumą.

Štai priežastis, kodėl "Inbox" organizacija yra itin svarbi: ji padės jums laimingesni, ramiau ir našesni žmonės.

"Radicati" atlikto tyrimo metu kelerius metus mokslininkai prognozavo, kad vidutinis darbuotojas iki 2015 m. Siųs ir gaus apie 125 laiškų per dieną. Tai yra apie 45 625 laiškų per metus, įskaitant "graymail", bet be asmeninio el. Pašto. Taigi, jei turite draugų, galite eiti į priekį ir susitvarkyti, kad numeris kelias į viršų.Kas tai daro, kad laikas nuo laiko?

2012 m. "McKinsey & Company" ataskaitoje nustatyta, kad žmonės praleidžia apie 28% darbo savaitės skaitymo ir atsako į el. Laiškus. Tai maždaug 12 valandų per savaitę. Aš apie tave nežinau, bet jei galėčiau iškirpti šį skaičių per pusę, aš turėčiau daugiau laiko eiti į jogą.

Bet tai daugiau negu išlaisvinti laiką. Manau, kad jūsų pašto dėžutė yra jūsų proto būsena. Ir išvalyti tai iš tikrųjų yra ta ramybė, kuri ateina kartu su nugalėjimo psichinių netvarkos. Kai pradedate galvoti apie el. Laišką tokiu būdu, staiga pastebite, kaip svarbu, kad jūsų pašto dėžutė būtų kontroliuojama. Toliau pateikiami keli žingsniai, padėsiantys jums pradėti:

1. Paklauskite savęs sunkių klausimų. Jums gali būti įdomu, koks savęs atspindėjimas yra susijęs su jūsų gautuosiu. Viskas, tikrai. Išorinis yra vidinis vaizdas. Pagalvokite apie savo pašto dėžutę, kad atspindėtumėte savo proto padėtį, pradėkite nuo sau klausdami, kodėl leidžiate savo pašto dėžutę ištrūkti iš valdymo ir kokie kiti dalykai gali sukelti jūsų valdžią jūsų gyvenime. Atsakymas gali būti toks paprastas, kaip ir pernelyg apsimestinis arba toks sunkus, kaip išvengti reikalingos karjeros pakeitimo. Tai sunkiausia viso proceso dalis yra nustatyti ir susidoroti su šiais klausimais. Atsakykite sau sąžiningai, o jūs būsite psichiškai ir emociškai pasirengę spręsti šią užduotį.

2. "RDFS" Jūsų neskaityti el. Laiškai. Savo knygoje Paukštis paukštis: kai kurios rašymo ir gyvenimo instrukcijos, Anne Lamott prisimena, kad kaip vaikas, jos broliui kažkada buvo priblokštas mokyklos projektas apie paukščius. Jos tėvas sakė broliui, kad jis imtųsi projekto "paukštis paukščiu", todėl jam nebus įbauginti milžiniška užduotis. Jums gali būti sunku skaityti neskaitytus el. Laiškus. Tu turi tai padaryti paukščiu paukščiu. Nemanykite apie tai, kad padaryta, tiesiog atsikabinkite į savo pašto dėžučių mažai prisimindami, kad esate įsipareigojusios atlikti šią užduotį savo psichinei gerovei. Matydami kiekvieną laišką, kurio paskirtis - atsikratyti jų, jaučiatės, kad ką nors padarėte. "RDFS" -inėjimas yra paprastas būdas tai padaryti. Aš pritaikiau šį puikų akronimą iš buvusio mano boso, kuris man pasakė, kad kiekvienas naujas el. Laiškas reikalauja vieno iš keturių veiksmų: atsakyti iš karto, ištrinti be atsakymo, stebėti ar išsaugoti ateityje. Atsižvelgiant į tai, kad kiekvienam naujam el. išsklaidys nesusipratimų ir bejėgiškumo jausmus, sutrumpins laiką, kurio reikia norint rūšiuoti neskaitytus el. laiškus ir padidinti našumą. Kai jūs einate per visus 5000 neperskaitytų el. Laiškų (ar nesvarbu, koks jūsų numeris yra ... neatsižvelgta į tai), didelė jų dalis gali patekti į kategoriją "stebėti" arba "išsaugoti ateityje", tačiau dėl to svarbus kitas žingsnis yra sukurti organizacinę sistemą, kuri veiktų tau.

3. Sutvarkykite, kas yra kairėje. Ji niekada nustoja stebinti mane, kaip mes norėjome organizuoti pažadą. Nauja "Google" elektroninio pašto paslauga "Inbox" naudoja "el. Laišką kaip užduočių sąrašo modelį". Tai leidžia jums rūšiuoti el. Laiškus į "prisegtas", "atidėtas" arba "atliktas" kategorijas ir renka daugybę el. Laiškų į "ryšulius". padaryti "inbox" netvarką labiau valdoma. Taip, tai tikrai patogi vartotojui, bet nesijaudinkite dėl jo švelnumo. Jūs neturite reikia kad jūsų pašto dėžutė būtų švari. Nėra jokios magijos gyvybės, kad būtų lengviau atlikti šį procesą. Tačiau čia yra gera žinia: yra kvailystės formulė. Paprasčiausiai savo pašto dėžutę tiesiog reikia sukurti sistemą ir laikytis jos. Jei galite tai padaryti, tu esi auksinis. Štai kaip aš tai darau: aš naudoju vieną "Gmail" gautuosius visiems mano el. Laiškams, o po to, kai "RDFS" sukūriau savo naujus el. Laiškus, archyvuoju savo "išsaugoti ateityje" "El. Laiškai naudojant" Gmail "aplankus, kurie gali būti pažymėti spalvomis ir prisegami. Jei tinkamo aplanko neegzistuoja, aš sukuriu naują. Šiuo metu turiu 65 aktyvius aplankus. (Daugelis el. Pašto serverių gali atlikti panašią funkciją, jei nenaudojate "Gmail".) Tada aš kreipiuosi į "tęstinumą" el. Laiškus, kuriuos nuolat laikau savo dėžutėje (bandau niekada neleisti, kad šis skaičius viršytų 100, nes žinau tai asmeniškai verčia mane jaustis priblokšti). Jei šie "stebėjimo" el. Laiškai reikalauja veiksmų iš mano pusės, aš sukuriu "užduotį" "Google" kalendoriuje (pvz., "Pasirinkti vietą pietums su Lisa" arba "Siųsti Excel" skaičiuoklę mano bosui ") ir pridėti datą į šią užduotį, jei reikės, priminsiu. Tokiu būdu nakties viduryje nesijaudinu, nerimaudamas dėl to, ką pamiršau daryti.Rimtai, verta gero nakties miego. Stenkitės sukurti savo organizacijos protokolą. Bet koks jums patogus ir tvarus metodas veiks, jei jį laikysitės.

4. Pirmasis "Big Rocks". Pasak Stepheno Covey, kuris parašė7 įpročiai labai sėkmingų žmonių, "didžiosios gyvenimo uolos" yra užduotys, kurios, jei pirmiausia nepasikartosite, niekuomet jų niekada nepasieks. Tačiau jie dažnai yra svarbiausi. Kai mes juos išvengame, jie labai sveria mus psichiškai ir emociškai. Kai el. Paštu naudojate didžiulę roko metaforą, galite pamatyti, kaip paprasta daug laiko praleisti internete, mažinti smulkius smėlio grūdus - skubūs el. Laiškai, kuriems reikia nedelsiant atkreipti dėmesį į mūsų produktyvumo iliuziją - ir atmesti didžiulius akmenis - elektroninius laiškus, kurie reikalauja, kad mes rimtai pagalvotų apie tai. Kuo ilgesnius tuos dideles akmenis nulemsite iš anksto, tuo daugiau nerimo sukels mums. Atskleisti potencialų stresą, padarydami pažadą pirmiausia spręsti didžiųjų roko el. Laiškus. Visada Gali atrodyti priešinga intuityvei, kad pirmiausia būtų galima spręsti sudėtingesnes, daug laiko užimančias pašto dėžutes, tačiau, norėdami išsiaiškinti, ko jums reikalingi šie el. Laiškai, ilgainiui sutaupysite laiko ir streso. Praeis, kai jūs išsiplėsite, jausitės pečių įtampą išlaisvinti, žaviuosi savo nesugadintas pašto dėžute, vėl pradės pildyti. Toks gyvenimas. Bet neapsigaukite - giliai valoma, ir tai yra sunki dalis. Priežiūra yra paprasta dabar, kai turite kvailystę palaikančią sistemą. Aš kalbu iš patirties, kai sakau, kad produktyvias dienas ir ramias naktis bus visa reikalinga motyvacija, kad jūsų pašto dėžutė vėl nepasklistų.

Pasidalink Su Draugais

Susiję Straipsniai

add